Floor.

Privacy Policy.

Versie 2.0. Laatste update: 3 oktober 2019.

Wanneer je gebruik maakt van de website en app van Floor laat je bepaalde persoonlijke gegevens achter bij ons. Wij hebben deze gegevens nodig om je te helpen bij het veranderen van je levensstijl. Maar we kunnen ons goed voorstellen dat je graag wilt weten waarom wij je persoonlijke gegevens nodig hebben en wat we ermee doen. En dat vertellen we je graag, want zo snap je precies hoe wij werken.

Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten via support@floorhelpt.nl.

Hallo, wij zijn Floor.

Maar wie zijn wij? Hiermee bedoelen we het team achter Floor; degenen die verantwoordelijk zijn voor contact met gebruikers, softwareontwikkeling, beveiliging enzovoorts. Het Floor-team maakt deel uit van Nedap Healthcare, onderdeel van Nedap NV. Benieuwd wie er allemaal aan Floor werken? Dat kun je hier precies zien.

Je privacy is voor Floor van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij:

  • onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij je persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
  • zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
  • uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van je persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
  • passende beveiligingsmaatregelen treffen om je persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken; en
  • je rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van je bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Beveiliging

Alle (persoonlijke) gegevens die je bij ons achterlaat, worden veilig opgeborgen en beschermd door de modernste beveiligingsmechanismen. En jij bent de baas over je eigen gegevens. Alleen mensen die jij hebt uitgenodigd of aan wie jij toegang hebt verleend kunnen bij je gegevens, tenzij we natuurlijk wettelijk verplicht worden om bepaalde gegevens te delen met overheidsdiensten.

Wanneer we je gegevens toch aan iemand anders geven - je leest hieronder waarom en wanneer we dat doen - dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met je gegevens omgaat als wij en dat ze alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor zij ze hebben gekregen.

Wat doen we met je gegevens?

Wij gebruiken je gegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder kun je lezen om welke redenen we deze gegevens gebruiken en wat we ermee doen. En - om je alvast gerust te stellen - we verkopen jouw gegevens nooit! Aan niemand, want daar hebben we zelf ook een hekel aan. We zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.

Als je gebruik maakt van de begeleiding van een mentor, behandelaar of buddy en gebruik maakt van de diensten van Floor, dan is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens de uitvoering van een behandelovereenkomst. We gebruiken de volgende gegevens:

  • Je NAW-gegevens: We hebben je NAW-gegevens om drie redenen nodig: (1) we willen graag weten hoe we je aan mogen spreken (is wel zo handig); en (2) je mentor heeft deze gegevens nodig om zijn/haar dienst te kunnen declareren bij je zorgverzekeraar en (3) voor je persoonlijke account.
  • Je 06-nummer: Wij gebruiken jouw 06-nummer om je af en toe een motiverend berichtje te sturen. Of om - wanneer jij dat zo ingesteld hebt – een notificatie te sturen wanneer je een nieuw bericht hebt op Floor.
  • Je zorgverzekeringsgegevens: We vragen je zorgverzekeringsgegevens om twee redenen (1) omdat je mentor deze gegevens nodig heeft om te kunnen declareren. En (2) omdat we zo weten bij welke zorgverzekeraars veel gebruikers van Floor vandaan komen. Dit helpt ons in de onderhandelingen met zorgverzekeraars om Floor uiteindelijk voor iedereen vergoed te krijgen.
  • Gegevens van je huisarts: De mentoren hebben de naam en vestigingsplaats van jouw huisarts nodig, omdat hun declaratie anders wordt afgewezen. Op deze manier willen zorgverzekeraars fraude voorkomen.
  • Dagelijkse tevredenheid en gewoontes: Dagelijks en soms ook wekelijks geef je aan hoe gewoon een bepaalde stap voor je voelt. Deze gegevens gebruiken we om je betere suggesties te doen - misschien ben je al klaar voor de volgende stap - en om je te helpen bij het ontwikkelen van nieuwe gewoontes. Deze gegevens kunnen met je behandelaren en je mentor gedeeld worden, maar jij bepaald met wie.
  • Persoonlijke doel en stappen: Bij Floor werk je samen aan je doelen en zet je stappen in de richting van je doel. We slaan je doel en stappen op, zodat jij je voortgang kunt volgen.
  • Metingen: Binnen Floor vragen we je in het begin om je lengte en je gewicht. Deze gegevens gebruiken we om aan jou, je behandelaar en je mentor je voortgang te laten zien.
  • Intaketest: Voordat je aan Floor begint doe je een korte test. We gebruiken deze test om te zien of Floor klaar is voor jou en of jij klaar bent voor Floor. Ga je niet aan de slag met Floor, dan worden deze gegevens na 30 dagen gewist. Indien je wel een account aanmaakt, worden de testresultaten hieraan gekoppeld.

Je account

Al deze gegevens worden opgeslagen in je persoonlijke account. Je kunt een account aanmaken door je eerst te registreren. Je moet dan informatie over jezelf opgeven. Dan maken we jouw account aan. Op het account kun je inloggen met een e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord. Voor het account gebruiken wij je NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum en profielfoto. Dit doen wij op basis van je toestemming.

Wij bewaren deze informatie tot je het account opheft. Wij bewaren deze informatie zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft in te vullen en zodat we je makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is bij de website.

Ook de mentor, behandelaar of buddy heeft geen toegang meer tot jouw account zodra je deze opheft. Je mentor of behandelaar bewaart je persoonsgegevens zo lang als dat nodig is voor het medisch dossier met inachtneming van de wettelijke termijn voor zorgaanbieders. Je kunt via je account de informatie aanpassen wanneer je dat wilt.

Verzenden van nieuwsbrieven

Wij hebben een nieuwsbrief en je wordt alleen met je toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. In de nieuwsbrief lees je nieuwtjes, tips en informatie over onze producten en diensten.

Hiervoor gebruiken wij je voornaam en e-mailadres. Dit doen wij op basis van je toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat je het account opzegt.

Het abonnement op de nieuwsbrief kun je op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Wie kan jouw data wel zien?

Je buddy: Wanneer je ervoor kiest om met een buddy aan de slag te gaan, dan kan de buddy alleen op uitnodiging van jou, je gegevens (voornaam en je doel) bekijken. Het kan het zo zijn dat we je buddy benaderen, maar dit doen we alleen wanneer het minder gaat. We zullen met je buddy behalve je naam, nooit andere persoonlijke gegevens delen. We vertellen hem enkel dat zijn hulp nodig is. En als bonus; hij krijgt zelfs tips over hoe hij jou kan helpen.

Je behandelaar: Voor je behandelaar geldt net als bij de buddy; alleen op uitnodiging van jou zullen ze gegevens van jou kunnen bekijken. Een behandelaar kan onder andere een huisarts, praktijkondersteuner of diëtist zijn. Zo kunnen zij op de hoogte blijven van je ontwikkeling en kunnen zij aanvullend advies geven. Zij kunnen de volgende gegevens van jou inzien; je NAW-gegevens, je persoonlijke doel en stappen, je dagelijkse tevredenheid en gewoontes, je metingen, gegevens van je huisarts en je zorgverzerkeringsgegevens.

Je mentor: Je mentor is een professional die jou gaat begeleiden bij het veranderen van je levensstijl en gewoonten. Je mentor heeft een achtergrond in voeding en bewegen. Tijdens het registreren kies je een mentor uit. Deze mentor kan de volgende gegevens van jou inzien: je NAW-gegevens, je persoonlijke doel en stappen, je dagelijkse tevredenheid en gewoontes, je metingen, gegevens van je huisarts en je zorgverzerkeringsgegevens.

Je buddy, mentor en behandelaar verwerken persoonsgegevens via Floor, maar ook buiten de website van Floor worden persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerkingen vinden plaats onder verantwoording van de verwerkersverantwoordelijke. Enkel op de verwerkingen die via de website van Floor plaatsvinden, kan Floor invloed uitoefenen op deze verwerkingen.

Werk je niet meer samen met een bepaalde mentor of behandelaar? Dan kun je eenvoudig de uitnodiging van deze persoon intrekken. Op deze manier heb jij de controle over wie je gegevens krijgt te zien.

Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Je hebt de volgende rechten waarvoor je bij ons een verzoek kunt indienen:

  • Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
  • Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen direct marketing.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
  • Recht op verwijdering van jouw gegevens: Je kunt je account zelf verwijderen. In dit artikel lees je hier meer over.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan je verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkene of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Klacht indienen

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt de klacht ten eerste bij ons indienen via support@floorhelpt.nl. Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

De partners van Floor

Team Floor werkt niet helemaal alleen. Zo krijgen we hulp van enkele andere bedrijven bij het aanbieden van support, het versturen van sms-jes en het brengen van nieuws.

  • Intercom (VS): We delen je voornaam en enkele statistieken over hoe jij gebruik maakt van Floor (maar niet wat je doet op Floor) met Intercom. En dat doen we omdat we hun software gebruiken om jouw vragen te kunnen beantwoorden (support dus). Daarnaast gebruiken we hun software voor het stellen van vragen aan jou, zodat wij je uiteindelijk nog beter kunnen helpen.
  • Mailchimp (VS): Met de mensen van Mailchimp delen we je voornaam en e-mail. Dit is omdat zij verantwoordelijk zijn voor de software waarmee wij onze nieuwsbrieven maken en versturen. Ook de e-mails die je van ons ontvangt, worden via hun gestuurd.
  • Messagebird (NL): Messagebird is verantwoordelijk voor het versturen van de motiverende berichtjes, die we af en toe sturen. Wij schrijven ze, maar Messagebird verstuurd ze voor ons. Zo kunnen wij ons focussen op het verbeteren van Floor.
  • Mailgun (VS): We gebruiken de diensten van Mailgun om onze e-mails naar je te kunnen versturen.
  • Amazon (IER): Bij Amazon slaan we je profielfoto op. Kies je geen profielfoto, dan geldt dit niet voor jou.
  • Twilio (VS): We gebruiken Twilio om videobellen in Floor mogelijk te maken. Dit geldt voor zowel deelnemers als voor mentoren.

Intercom (VS): Met Intercom delen we enkel informatie over deelnemers. Zo delen we je voornaam en enkele statistieken over hoe jij gebruik maakt van Floor (maar niet wat je doet op Floor) met Intercom.

Intercom is een platform dat “live chat” mogelijk maakt (support dus) en we gebruiken Intercom voor het stellen van vragen aan jou, zodat wij Floor weer kunnen verbeteren (onderzoek).

We geven Intercom de volgende statistieken:

  • Hoeveel stappen heb je aangemaakt (niet wat de stap is)
  • Hoeveel keer je je tevredenheid hebt aangegeven (en niet hoe tevreden je was)
  • Hoeveel keer je de SRBAI-vragenlijst hebt ingevuld
  • Het aantal gesprekken dat je via Floor voert (maar niet wat je daarin zegt)
  • Of je een mobiel nummer hebt ingevuld (niet wat je nummer is)
  • Of je een melding van het toevoegen van je telefoonnummer hebt weggeklikt of niet
  • Of je een buddy hebt (maar niet wie het is)
  • Hoe ver je in het inschrijvingsproces zit (maar niet wat je daarin hebt ingevuld)

Daarnaast verzamelt Intercom nog een aantal extra gegevens over hoe jij Floor gebruikt. Zij gebruiken en analyseren (door middel van cookies) deze gegevens om ervoor te zorgen dat we de juiste berichten naar de juiste deelnemers sturen.

Intercom verzamelt hierbij de volgende gegevens; de datum waarop je jezelf hebt ingeschreven bij Floor, de datum waarop je voor het laatst gebruik hebt gemaakt van Floor, de datum waarop wij je voor het laatst een bericht hebben gestuurd via Intercom, de datum waarop jij het laatst contact hebt gezocht met ons via Intercom, de datum waarop jij voor het laatst een e-mail van ons via Intercom hebt geopend, de datum waarop jij voor het laatst op een link in een e-mail van ons via Intercom hebt geklikt, het aantal keer dat je hebt ingelogd op Floor, vanuit welk land, provincie, stad en tijdszone je Floor voor het laatst bezocht hebt, welke browser, browserversie en welk besturingssysteem je gebruikte tijdens je laatste bezoek, of je jezelf hebt uitgeschreven van e-mails die we via Intercom versturen en of e-mails naar jou niet zijn aangekomen.

Tot slot gebruiken we Intercom ook voor één pagina waarvoor je niet hoeft in te loggen; de resultaat-pagina van de intake test. Dit is alleen het geval wanneer Floor en jij een match zijn. In dat geval zal Intercom je IP-adres en de informatie die je zelf opgeeft opslaan voor de duur van 90 dagen. Na deze 90 dagen wordt deze informatie over jou automatisch verwijderd.

Voor meer informatie over hoe Intercom cookies gebruikt, willen we je doorverwijzen naar https://www.intercom.com/terms-and-policies#cookie-policy (in het Engels). Voor meer informatie over het privacy policy van Intercom, willen we je doorverwijzen naar https://www.intercom.com/terms-and-policies#privacy (in het Engels). Als je niet door Intercom gevolgd wilt worden, dan raden we je aan om contact met ons op te nemen.

Twilio (VS): Om videobellen mogelijk te maken, gebruiken we een technologie genaamd “WebRTC”. Door middel van deze technologie kunnen webbrowsers in 9 van de 10 gevallen direct met elkaar een live video-verbinding opzetten. Maar in 1 van de 10 gevallen hebben we een externe partij nodig, omdat het door je firewall (of door de firewall van diegene die je probeert te bellen) niet mogelijk is om direct met elkaar te verbinden.

Om dan alsnog te kunnen videobellen maken we gebruik van de diensten van Twilio. Het enige wat Twilio doet is jullie beide IP adressen (van jou en je mentor) met elkaar verbinden, waardoor de video-verbinding alsnog tot stand kan komen.

Of er gebruik gemaakt moet worden van de diensten van Twilio of niet; wij en Twilio kunnen nooit meeluisteren of meekijken met jullie gesprek. Het enige wat Twilio kan zien is dat er twee IP adressen met elkaar verbonden zijn. Deze informatie blijft 7 dagen beschikbaar voor Twilio, waarna deze gegevens door Twilio worden verwijderd.

Floor aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het gebruik van videobellen via Twilio.

Onderzoek

We werken niet alleen samen met een aantal bedrijven, maar ook met een aantal universiteiten in Europa. We doen dit om Floor te kunnen verbeteren en om te kijken wat het effect van Floor is. Daarnaast doen we zelf ook onderzoek naar het gebruik van het platform, zodat we het platform voor jou kunnen verbeteren.

Dit betekent dat we geanonimiseerde informatie delen met universiteiten over hoe jij gebruik maakt van Floor. Geanonimiseerde informatie betekent dat die informatie op geen enkele manier aan jou gekoppeld kan worden. Je naam, e-mailadres, of welke andere persoonlijke informatie dan ook zullen we nooit delen.

Zo kunnen we Floor verbeteren en ook jouw privacy koesteren.

Functionaris voor gegevensbescherming (FG)

Wij hebben een zogeheten functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze contactpersoon voor de functionaris voor gegevensbescherming is Michel Glintmeijer en is bereikbaar op privacy-hc@nedap.com voor al je overige vragen en verzoeken betreffende jouw persoonsgegevens.

Cookies

Bij Floor plaatsen we twee soorten cookies;

Functionele cookies: De functionele cookies plaatsen wij om ervoor te zorgen dat de website van Floor goed werkt. Zo kun je door deze cookies bijvoorbeeld ingelogd blijven en kunnen we Floor steeds weer verbeteren.

Tracking cookies: Op onze marketingwebsite gebruiken we ook zogenaamde tracking cookies. Deze cookies worden enkel gebruikt op de marketingwebsite: dat wil zeggen “alle pagina’s waarbij je niet ingelogd hoeft te zijn om ze te bezoeken”. Zodra je moet inloggen, gebruiken we geen tracking cookies meer. We gebruiken deze cookies om ervoor te zorgen dat onze marketing-berichten goed aansluiten bij onze bezoekers.

De gegevens, die vanuit de tracking cookies wordt verzameld, worden bij ons veilig opgeslagen (in Nederland). We beveiligen deze gegevens net zoals we doen bij de rest van jouw gegevens. De informatie uit de tracking cookies zal echter nooit gekoppeld worden aan jouw gegevens op ons platform.

Heb je eerder al toestemming gegeven aan ons om tracking cookies te plaatsen, maar wil je daar toch vanaf zien. Dan kun je je hieronder uitschrijven.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wijzigingen worden op de website gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Tot slot

Mocht je, om wat voor reden dan ook, je account willen stopzetten, dan kun je contact met ons opnemen via support@floorhelpt.nl. Naast dit privacy policy hebben we ook nog algemene voorwaarden, deze kun je hier vinden.

Groetjes,
Team Floor.

Levensstijl veranderen?
Je kunt het met Floor

Kijk of jij echt iets hebt aan Floor. Een aantal vragen zijn hiervoor genoeg: in een paar minuten ben je klaar. Doe direct de test!